FAQ Sammlung zur Elektronischen Signatur

F: Warum verschicken Sie elektronische Rechnungen signiert?
A: Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes müssen einer bestimmten Form genügen (Paragraf 14 Umsatzsteuergesetz). Die Verwendung elektronischer Rechnungen ist erlaubt, sofern diese qualifiziert elektronisch signiert sind:
„(1) Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird.
Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg zu übermitteln.”
„(3) Bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein durch … eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz …”

F: Wie erkenne ich eine signierte Mail?
A: Am Schloss-Symbol im Outlook.

F: Warum verschicken Sie 2 Mails? Eine signiert, eine unsigniert.
A: Manche Mailprogramme haben Probleme mit signierten Mails, deshalb verschicken wir zusätzlich eine unverschlüsselte Mail.

F: Ich bekomme von anderen Anbietern immer noch unsignierte elektronische Rechnungen.
A: Ja, das ist uns auch aufgefallen. Streng genommen dürfen Sie bei solchen Rechnungen die Vorsteuer nicht geltend machen.

F: Ich drucke meine Mails immer aus. Genügt das?
A: Nein. Ein Betriebsprüfer hat das Recht sich die originale, signierte Mail anzusehen und ggf. die Signatur auf Gültigkeit zu überprüfen.

F: Sind unsignierte elektronische Rechungen ungültig?
A: Nein, es darf lediglich die enthaltene Vorsteuer nicht in Abzug gebracht werden.

F: Eine Anfrage bei Firma XYZ ergab, diese Regelung trifft bei ihnen nicht zu.
A: Stimmt: Für den Versender der Rechung gibt es keine Vorschriften, lediglich für den Empfänger.

F: Was ist die elektronische Signatur?
A: Elektronische Signaturen werden zur Feststellung der Authentizität von elektronisch übermittelten Nachrichten oder elektronischen Dokumenten verwendet. Mit Hilfe der elektronischen Signatur kann sowohl die Integrität der Daten, als auch die Identität des Senders verifiziert werden.

F: was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?
A: Das ist eine Signatur die von bestimmten Trust-Centern (Datev, Post, Telekom) bestätigt werden. Der Aussteller benötigt eine Chip-Karte.

F: Wie vertraue ich einem signierten Mail der roNet GmbH?
A: Befolgen Sie die Schrittehier

F: Wie überprüfe ich die Gültigkeit der Signatur?
A: Dazu muss erst eine kleine Zusatzsoftware der DATEV installiert werden. Wie das geht, finden Sie hier

F: Das ist mir alles zu kompliziert. Ich möchte wieder eine Rechnung per Post.
A: kein Problem. Da wir jedoch steuerlich anerkannte Rechungen per Mail verschicken, bitten wir um Verständnis, dass wir die Mehrkosten für diese Versandart an Sie weitergeben.