Alternativ können Sie alle rechnungsrelevanten Daten im Kundencenter ändern.

Hinweise zur elektronischen Rechnung per Mail

Wie Sie sich sicherlich vorstellen können, gehörte das allmonatliche "Tüten und Falten" der Internet Rechungen zu den mitunter beliebtesten Tätigkeiten in unserer Firma. Weit vor Spülmaschine ausräumen und Mülleimer hinuntertragen.

Deshalb haben wir vor einiger Zeit auf elektronische Rechnungen umgestellt.

Ihre Rechnung erhalten Sie in der Regel am ersten Arbeitstag des folgenden Monats. Wir versenden Rechungen per e-Mail, selbstverständlich mit qualifizierter elektronischer Signatur damit Ihr Vorsteuerabzug nicht gefährdet ist.

Zusätzlich finden Sie im Kundencenter ein Rechnungsarchiv.

Seit Mitte 2004 müssen elektronische Rechungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur versandt werden, damit Sie weiterhin die enthaltene Vorsteuer in Abzug bringen können. Zusätzlich zu Ihrer PDF Rechnung erhalten Sie in der selben Mail eine eine p7m Datei, die sowohl eine Kopie des PDFs als auch die Signaturinformationen enthält. Zur Überprüfung der Signatur verwenden Sie am besten die kostenlose Software von Openlimit die sie hier downloaden können.

Hier eine ausführliche FAQ Sammlung zur Elektronischen Signatur

F: Warum verschicken Sie elektronische Rechnungen signiert?
A: Rechnungen im Sinne des Umsatzsteuergesetzes müssen einer bestimmten Form genügen (§ 14 Umsatzsteuergesetz). Die Verwendung elektronischer Rechnungen ist erlaubt, sofern diese qualifiziert elektronisch signiert sind:
„(1) Rechnung ist jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dokument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Rechnungen sind auf Papier oder vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers auf elektronischem Weg zu übermitteln.” „(3) Bei einer auf elektronischem Weg übermittelten Rechnung müssen die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts gewährleistet sein durch … eine qualifizierte elektronische Signatur oder eine qualifizierte elektronische Signatur mit Anbieter-Akkreditierung nach dem Signaturgesetz …”

F: Ich bekomme von anderen Anbietern immer noch unsignierte elektronische Rechnungen.
A: Ja, das ist uns auch aufgefallen. Rechtlich gesehen dürfen Sie bei solchen Rechnungen die Vorsteuer nicht in Abzug bringen.

F: Ich drucke meine Mails immer aus. Genügt das?
N: Nein. Ein Betriebsprüfer hat das Recht sich die originale, signierte Mail anzusehen und ggf. die Signatur auf Gültigkeit zu überprüfen.

F: Woran erkennt der Prüfer eine elektronische Rechnung wenn sie in papierform vor ihm liegt?
A: Gute Frage.

F: Sind unsignierte elektronische Rechnungen ungültig?
A: Nein, es darf lediglich die enthaltene Vorsteuer nicht in Abzug gebracht werden.

F: Eine Anfrage bei Firma XYZ ergab, diese Regelung trifft bei ihnen nicht zu.
A: Stimmt: Für den Versender der Rechnung gibt es keine Vorschriften, lediglich für den Empfänger.

F: Was ist die elektronische Signatur?
A: Elektronische Signaturen werden zur Feststellung der Authentizität von elektronisch übermittelten Nachrichten oder elektronischen Dokumenten verwendet. Mit Hilfe der elektronischen Signatur kann sowohl die Integrität der Daten, als auch die Identität des Senders verifiziert werden.

F: was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?
A: Das ist eine Signatur die von bestimmten Trust-Centern (Datev, Post, Telekom) bestätigt werden. Der Aussteller benötigt eine Chip-Karte.

F: Wie überprüfe ich die Gültigkeit der Signatur?
A: http://www.openlimit.com/phpwcms/index.php?supportdownload

F: Das ist mir alles zu kompliziert. Ich möchte wieder eine Rechnung per Post.
A: kein Problem. Da wir jedoch steuerlich anerkannte Rechungen per Mail verschicken, bitten wir um Verständnis, dass wir die Mehrkosten für diese Versandart an Sie weitergeben.